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Sistema de Gestión de Contenido Empresarial - Que es


Sistema de Gestión de Contenido Empresarial

El sistema de gestión de contenido empresarial  (Enterprise Content Management ECM) utiliza tecnologías de Internet para hacer que la información sea accesible desde todo el mundo. En una era de negocios globales, esto permite a los empleados repartidos por todo el mundo mantener contactos efectivos con sus oficinas centrales y también con otras oficinas ubicadas en cualquier parte del mundo.

Las tecnologías de Internet se utilizan para crear una red intra-empresarial, e Intranet, que restringe el acceso a personas autorizadas. Esto significa que la accesibilidad mundial se combina con la seguridad.

Empresa a empleados

Empresa a empleado (Business-to-Employee - B2E) las redes ofrecen servicios y productos a los empleados. Facilita la difusión de anuncios corporativos y ofertas especiales para empleados, así como solicitudes en línea de suministros, informes de beneficios para empleados y otras tareas relacionadas con los empleados.

Empresa a empresa
Business-to-Business - B2B - las transacciones tienden a ser críticas para el buen flujo de negocios. Por ejemplo, las entregas oportunas de los proveedores de materias primas son fundamentales para evitar el "agotamiento" de las paradas de las operaciones de fabricación.

Un sistema de gestión de contenido empresarial puede permitirle a un proveedor acceder a los requisitos programados de sus necesidades de suministro en línea. Entonces será posible que el proveedor programe sus propias operaciones de fabricación para permitir la entrega oportuna de sus solicitudes.

En tal situación, cualquier variación en sus programas de fabricación se reflejará inmediatamente en el programa de suministro y alertará al proveedor para que reduzca o acelere las entregas.

También puede mejorar sus relaciones con sus propios clientes a través de ECM. Por ejemplo, si es un proveedor de insumos importantes para las operaciones de su cliente, puede integrar su ECM con el de su cliente para alertarlo sobre las necesidades de suministro y cualquier cambio en el mismo.

Tanto en las relaciones con los proveedores como con los clientes, la comunicación se puede mejorar de manera importante a través de la mensajería instantánea, los tablones de anuncios, las reuniones en línea y otros dispositivos similares. La capacidad de establecer contacto directo e inmediato y de comunicar los requisitos con suficiente claridad mejorará las relaciones.

Empresa a gobierno

Los sistemas de gestión de contenido empresarial también pueden ayudar a las transacciones de empresa a gobierno (Business-to-Government B2G), especialmente en el contexto de la solicitud de propuestas del gobierno (RFP). La empresa puede registrarse con los departamentos gubernamentales interesados ​​para recibir alertas de las nuevas RFP relevantes para su negocio.

La empresa no solo puede ofertar contra las RFP a través de su sistema de ECM, sino que también puede poner a disposición la información solicitada, como su estado financiero, competencia técnica y referencias de una manera más auténtica.

A la compañía que utiliza un ECM para tratar con el gobierno también le resultará fácil cumplir con los requisitos reglamentarios al tener acceso a las últimas reglamentaciones y los formularios y reglas pertinentes. La presentación en línea de informes que pueden ser verificados por los departamentos gubernamentales en línea reduce el tiempo involucrado.

Cómo funciona ECM

ECM trabaja principalmente a través de la intranet interna y los portales web de la empresa. Si bien la Intranet proporciona acceso a la información y facilidades de comunicación a los empleados de la compañía, el portal web permite a personas externas, como proveedores, clientes y gobierno, acceso a la información necesaria y facilidades de comunicación de mejor calidad.

Las ventajas clave que proporcionan los sistemas de gestión de contenido empresarial son:
  • Proporciona acceso en línea a la información desde cualquier lugar en lugar de tener que mover documentos en papel de un lado a otro


  • Agiliza los procesos de negocios que consumen mucho tiempo a través de la colaboración en distancias cortas y largas


  • Mejora los rastros de seguridad y auditoría que hacen posible realizar negocios con mayor confianza



Conclusión

Los sistemas Enterprise Content Management hacen posible mejorar el acceso a la información y las comunicaciones tanto en la empresa con los empleados (que podrían estar distribuidos en todo el mundo) como con agencias externas como proveedores, clientes y el gobierno. Incluso es posible integrar sistemas externos con los propios de la empresa, de manera segura, para acelerar las transacciones comerciales.

Esto lleva a la finalización más rápida de las transacciones y a los procesos empresariales simplificados, que a su vez conducen a mejores resultados comerciales.




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