Como organizar una reunion de trabajo

Todos nos quejamos de las reuniones que son una pérdida de nuestro tiempo y en muchas ocasiones es realmente eso. También hemos visto la reunión del "corredor" que ocurre después, donde parece que se toman  verdaderas las decisiones, o las acordadas son descartadas.

Las reuniones bien dirigidas contribuyen a la construcción de equipos; Las reuniones mal dirigidas son en el mejor de los casos una pérdida de tiempo para todos y, en el peor, potencialmente perjudicial para las relaciones y el negocio en su conjunto.

Como dirigir una reunión de trabajo

Todas las reuniones exitosas dependen de una serie de factores interdependientes y si se toman en cuenta cada uno metódicamente encontrará que sus reuniones tienen resultado. Y será reconocido por esto:

Planificación

• Preparación
• Información
• Estructura y control
• Registros y acciones
• ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
• ¿Qué logrará realmente la reunión?
• ¿Qué sucede si no se realiza la reunión?
• ¿Quién necesita asistir y por qué?
• ¿Existe una manera más efectiva de comunicarse?

Preparación

• Prepare y distribuya la agenda por adelantado;
• Permita que se agregue temas a la agenda antes de la reunión;
• Organice la agenda de manera lógica;
• Considere lo importante - versus - lo urgente;
• Organice los tiempos y establezca límites;
• Aclare los objetivos de cada tema.

Información

• Dígales a los involucrados lo que se espera de ellos;
• Informe a todos la hora, lugar, fecha, etc.;
• Circule cualquier documento o información previa requerida.

Estructura y Control

• Discuta cada tema a su vez;
• Busque contribuciones pero mantenga a la gente en el punto;
• Evite retomar temas ya tratados;
• Sea consciente de las necesidades del grupo;
• Evite que se formen sub grupos de discusión;
• Resuma a menudo para traer de vuelta al punto;
• Pida contribuciones;
• Confirme cualquier conclusión;
• Concéntrese en las acciones a tomar y quien será responsable.

Registros y Acción

• Registre las discusiones, acciones y responsabilidades;
• Elabore minutas claras y sencillas inmediatamente.

En resumen

Hay una serie de puntos que aprender sobre el manejo efectivo de las reuniones:

• Invite a las personas adecuadas;
• Establezca una agenda que sea factible;
• Controle tiempos y personas;
• Anime a los miembros a escucharse unos a otros;
• Detalle los planes de acción;
• Revise y registre

Así que si quiere evitar el enfoque "Reunámonos y vemos qué pasa" necesita tomarse el tiempo para pensar en lo que realmente quiere y necesita lograr, y luego seguir adelante con ello. La gente le agradecerá por no perder su tiempo.