Importancia de las pruebas y evaluación en Recursos Humanos

Los gerentes no pueden tomar decisiones óptimas sobre la implementación los recursos humanos y recursos de capacitación / desarrollo sin respuestas confiables a preguntas como estas:

• ¿Qué intereses, actitudes, equilibrio de personalidad, motivaciones, preferencias, conocimientos y nivel de habilidades posee un empleado?
• ·¿Qué tan adecuados y capacitados son los candidatos para un trabajo y un entorno laboral?
• ¿Qué formación necesitará (y no necesitará) un candidato o empleado para ser completamente productivo en un puesto o función?
• ¿Cuánto tiempo necesitará un candidato o empleado para volverse completamente productivo en un puesto o función?
• ¿Qué preguntas clave deben explorarse durante las entrevistas y verificaciones de referencias para candidatos individuales a un puesto?
• ¿Para qué puestos y roles dentro de la empresa es más adecuado un empleado?
• ¿Cuál es el mejor rol para cada miembro individual de un equipo?
• ¿Cuál es el potencial de cooperación y conflicto dentro de un equipo?
•  ¿El mal desempeño de los empleados se basa en el comportamiento o es el resultado de una deficiencia de conocimiento?
• ¿Qué brechas críticas de conocimientos o habilidades están impidiendo que un empleado tenga el máximo de éxito y satisfacción en el trabajo?
• ¿Cómo se puede orientar, capacitar y motivar mejor a un empleado?
• ¿Cuán efectivas son las actividades específicas de formación y desarrollo para cambiar actitudes, propensiones, conocimientos o niveles de habilidad?

Las respuestas confiables a preguntas como estas son fundamentales para tomar decisiones óptimas sobre la contratación, el desarrollo, la asignación, la transferencia, la promoción y la motivación de los empleados y otros trabajadores. El impacto empresarial beneficioso de tomar decisiones óptimas sobre estos procesos de gestión del capital humano (HCM) es enorme. Por otro lado, el costo de tomar decisiones malas o derrochadoras sobre estos procesos también es enorme, y sin buena información el riesgo de tomar una decisión mala o subóptima es bastante alto. Desafortunadamente, la poca información que está comúnmente disponible para arrojar luz sobre estas importantes preguntas es a menudo demasiado subjetiva, imprecisa e inexacta para ser confiable a los efectos de la toma de decisiones.

Las preguntas en sí mismas son relevantes porque:

• Los intereses, las actitudes, el equilibrio de la personalidad, las motivaciones, las habilidades interpersonales, las habilidades para la toma de decisiones y las preferencias de una persona determinan qué tan adecuados y capacitables son los candidatos para un puesto, proyecto, rol y entorno de trabajo en particular.
• El nivel de conocimientos y habilidades de una persona tiene un gran impacto en la rapidez con la que se volverá productiva, el tipo y la cantidad de capacitación y desarrollo que requiere y la eficacia con la que ejecutará la estrategia comercial.
• La personalidad y el estilo de aprendizaje de una persona tienen un gran impacto en el tipo de entrenamiento, desarrollo y enfoques de entrenamiento que son más efectivos para esa persona.
• Los intereses, actitudes, personalidad, motivaciones y preferencias de una persona determinan qué enfoques de motivación, compensación y recompensa son más efectivos para esa persona.

Esta información no solo debe estar disponible, también debe estar:

• Expresado usando términos y escalas consistentes (para que diferentes individuos puedan compararse y contrastarse de manera significativa).
• Expresado usando términos y escalas consistentes con los requisitos de puestos, proyectos, roles, tareas y entornos de trabajo (para que las personas puedan compararse significativamente con los requisitos.
• Actual y, a menudo, disponible con bastante rapidez.
• Recogidos, procesados ​​y entregados a bajo costo.
• Los procesos basados ​​en papel para administrar, puntuar e informar la evaluación son laboriosos y, por lo tanto, requieren mucho tiempo, son propensos a errores y costosos.

La solución

Las soluciones de evaluación y pruebas automatizadas (simplemente las llamaremos soluciones de evaluación) están diseñadas para proporcionar información objetiva y significativa sobre las personas como activos que los gerentes necesitan para tomar decisiones óptimas durante los procesos de contratación, capacitación y promoción. Las soluciones de evaluación apoyan el desarrollo, la administración, la puntuación y la presentación de informes sobre pruebas y cuestionarios automatizados y estandarizados. Reducen el riesgo y los costos relacionados de las decisiones sobre la implementación de activos humanos y recursos de capacitación al brindar más objetividad al proceso de evaluación.

Evaluar ¿Qué?

Las evaluaciones automatizadas pueden medir una amplia variedad de habilidades y cualidades personales que incluyen:

• “Psicometría”, término utilizado para referirse a actitudes, personalidad, temperamento, motivaciones, estilos de trabajo y similares
• Intereses y preferencias
• Conocimiento
• Habilidades interpersonales
• Habilidades de toma de decisiones
• Habilidades de software de escritorio
• Habilidades secretariales y administrativas como transcripción, ingreso de datos, calculadora, cartas comerciales, etc. 
• Habilidades primarias como editar / corregir, archivar, seguir instrucciones escritas, etc.
• Habilidades de contabilidad y teneduría de libros
• Habilidades de Call Center
• Habilidades informáticas como programación, administración, etc.
• Muchas aplicaciones de software como Siebel CRM, Peoplesoft ERP, etc.
• Muchas habilidades específicas de la industria, como servicios financieros, atención médica, energía, etc.

¿Cual es la diferencia?

Las pruebas y los cuestionarios de evaluación automatizada se pueden clasificar de acuerdo con varias dimensiones que incluyen:

• Medir psicometría o conocimientos / habilidades.
• Área temática (como se describe arriba).
• Niveles de dominio determinados, por ejemplo, principiante, intermedio, avanzado.
• Grado de personalización, por ejemplo, estándar y no personalizado, estándar y personalizado, o completamente personalizado.
• Formato, por ejemplo, simulación, gráfico o textual.
• Portabilidad, por ejemplo, ampliamente accesible por la más amplia gama de usuarios con software especial mínimo y los recursos informáticos frente accesible por un público controlado de usuarios conocidos por tener el necesario software especial y recursos informáticos adecuados.
• Modo de entrega, por ejemplo, Internet, CD-ROM, USB, etc.

¿Cuándo y por qué?

Las evaluaciones automatizadas se pueden administrar de manera útil a los candidatos antes de que sean contratados y a los empleados después de que sean contratados.

Las evaluaciones automatizadas son útiles antes de contratar:

• Realizar una preselección automática y objetiva del grupo de candidatos en función de sus habilidades actuales para identificar rápidamente a los mejores candidatos que requerirán la menor formación adicional.
• Determinar la idoneidad de los candidatos para un puesto según su personalidad, intereses y preferencias antes de realizar entrevistas y verificaciones de antecedentes.
• Identificar preguntas clave para profundizar durante las entrevistas y verificaciones de referencias.
• Comprender cuánta inversión en capacitación y tiempo de preparación se requerirá antes de que el candidato sea completamente productivo.

Las evaluaciones automatizadas se pueden administrar de manera útil a los empleados para:

• Medir objetivamente el conocimiento, las habilidades, la aptitud y la idoneidad para traslados o ascensos a nuevos puestos.
• Comprender cuánta inversión adicional en capacitación y tiempo de preparación se requerirá antes de que el empleado transferido o promovido sea completamente productivo.
• Apoyar proyectos de dotación de personal con los empleados mejor calificados y capacitados.
• Identificar el mejor rol para cada miembro de un equipo.
• Determinar el potencial de cooperación y conflicto dentro de un equipo (para que las pautas apropiadas para la interacción se puedan desarrollar con anticipación si es necesario).
• Apoyar el desarrollo y la orientación profesional identificando los puestos y roles posibles más apropiados para cada empleado.
• Identificar los conocimientos críticos o las lagunas en las habilidades que impiden que un empleado tenga el máximo éxito y satisfacción en el trabajo.
• Aislar objetivamente si las deficiencias de desempeño se basan en el conocimiento o en el comportamiento.
• Determinar cómo se puede orientar, capacitar y motivar mejor a una persona.

Las evaluaciones automatizadas brindan un medio excelente para que los empleados que desean ser transferidos o promovidos demuestren de manera concluyente sus habilidades y conocimientos.

Las evaluaciones de habilidades y psicométricas son esenciales para impulsar la contratación y la capacitación enfocadas estratégicamente con el fin de crear una fuerza laboral con los conocimientos y habilidades básicos necesarios para ejecutar la estrategia comercial y lograr los objetivos estratégicos. Las evaluaciones son la base que permite orientar las inversiones en contratación y capacitación para cubrir las brechas de habilidades básicas.

Las evaluaciones deben reconocerse como una herramienta de análisis de las necesidades de formación que se utiliza en un ciclo continuo de evaluación-formación-evaluación para desarrollar de manera eficiente y eficaz los conocimientos y habilidades esenciales para el éxito y la satisfacción de los empleados en el trabajo. Por ejemplo, utilice evaluaciones de conocimientos y habilidades para:

• Realizar una prueba previa y mida las fortalezas y debilidades específicas de una persona antes de asignar automáticamente un plan de estudios de capacitación único que incluya cursos innecesarios.
• Identificar las necesidades específicas de capacitación correctiva.
• Llevar a cabo “pruebas de rendimiento” posteriores a la capacitación (que en sí mismas motivarán mayores tasas de finalización y mejor retención) para determinar si las brechas de habilidades se han eliminado o aún persisten.
• Comparar los resultados de las evaluaciones previas y posteriores a la formación para medir y ajustar la eficacia de los cursos y programas de formación.

Recuerde: de acuerdo con el principio ampliamente aceptado “obtienes lo que mides”, el mero hecho de que se midan habilidades y conocimientos específicos contribuirá a mejorar el desarrollo de esas habilidades y conocimientos.

Evaluaciones electrónicas y aprendizaje electrónico

Las evaluaciones están estrechamente relacionadas con la capacitación en un proceso de Gestión del Capital Humano (GCH) eficaz y optimizado. A su vez, la tecnología, los problemas y los procesos relacionados con la adquisición, el desarrollo, la entrega, el uso y la gestión de evaluaciones automatizadas (podríamos llamarlas evaluaciones electrónicas) son muy similares a la tecnología, los problemas y los procesos de los cursos de eLearning. Algunas de las similitudes incluyen:

• Muchas de las asignaturas de habilidades y conocimientos son las mismas.
• Ambas tecnologías implican la entrega de archivos específicos de la materia (es decir, pruebas o material educativo) para que las personas interactúen.
• Ambas tecnologías ofrecen la posibilidad de elegir entre una amplia gama de títulos preempaquetados, algunos de los cuales son personalizables y otros no.
• Tanto las evaluaciones electrónicas como los cursos de aprendizaje electrónico pueden impartirse en una variedad de formatos (por ejemplo, texto o simulación), cada uno de los cuales requiere diferentes niveles de recursos informáticos y ancho de banda de comunicación.
• Ambas tecnologías requieren un "motor" o "shell" o "reproductor" de servidor compatible para entregar los archivos.
• El servidor que entrega los archivos generalmente también administra la biblioteca de archivos de pruebas o cursos y rastrea cuándo y a quién se entregaron y completaron las pruebas o cursos.
• Ambas tecnologías generalmente se basan en herramientas de autor especializadas para crear y modificar la prueba interactiva o los archivos del material didáctico.
• El mismo conocimiento, proceso y habilidades especializadas para diseñar y desarrollar pruebas y material didáctico eficaces.

Dada la estrecha interrelación entre la formación y las pruebas, y las similitudes en las tecnologías, no es sorprendente encontrar que las soluciones de evaluación a veces vienen empaquetadas con varios tipos de soluciones de eLearning.

Más sobre los componentes de la solución de evaluación

Normalmente, una solución de evaluación tiene dos o tres componentes:

• Las evaluaciones o los archivos de “título” de la prueba por sí mismos para diferentes materias o conjuntos de habilidades.
• El "motor" o "shell" de administración subyacente que entrega o "sirve" las evaluaciones individuales, almacena y analiza los resultados por título y por candidato, y configura preferencias tales como cómo entregar los resultados de las pruebas, cómo formatear los resultados de las pruebas y si o no dar las respuestas correctas al completar una prueba, etc.
• Una herramienta de creación de evaluaciones que permite crear y modificar archivos de prueba. (Muchas herramientas de creación de software para cursos de eLearning admiten la creación de evaluaciones personalizadas).

Una complicación

Lo crea o no, las pruebas pueden causar grandes problemas. Para ser considerada válida y legal, una prueba debe cumplir con una “necesidad comercial”, como identificar de manera consistente y confiable a los solicitantes de empleo que tienen más probabilidades de ser buenos empleados. Si los puntajes de las pruebas se utilizan para seleccionar candidatos para contratación, retención, transferencia, promoción, aumentos, etc., entonces el empleador está expuesto al riesgo de una demanda. En tales casos, el empleador se arriesga a pagar sentencias y sanciones sustanciales a menos que se considere que la prueba no tiene prejuicios discriminatorios y no afecta negativamente a ningún grupo social protegido legalmente (por ejemplo, grupo racial, género, grupo de edad). El demandante probablemente ganará si puede crear dudas sobre la validez (es decir, confiabilidad y relevancia laboral) de cualquier elemento del sistema de selección, incluidas las pruebas, los requisitos de experiencia, las decisiones de las entrevistas, la verificación de antecedentes, las pruebas de drogas, etc. Ganará si puede demostrar que todos los factores de la decisión de empleo, incluidas las pruebas, fueron válidos.

Este riesgo significa que se debe tener cuidado al seleccionar o desarrollar cualquier tipo de evaluación. Las estrategias para minimizar este riesgo se analizan a continuación.