Hay dos pasos principales necesarios para detener el fraude en su empresa: Paso 1: identificar sus riesgos de fraude; Paso 2: implementar controles de software de gestión de gastos corporativos para minimizar esos riesgos.
PASO 1 - Identificar sus riesgos de fraude
¿Su empresa es vulnerable a alguno de los siguientes?
- Variaciones entre copias impresas e informes computarizados;
- Boletos aéreos de salida y regreso en diferentes fechas pero sin los gastos correspondientes del hotel;
- Comidas los fines de semana o en lugares no laborales;
- Pobres descripciones y documentación incompleta, como la falta de una tarjeta de embarque, itinerario o recibo;
- Fechas fuera de secuencia;
- Viejos recibos;
- Explicaciones desagradables o inconsistentes a preguntas relacionadas con reclamos. Una respuesta común es "¿cómo te atreves a preguntarme?" ;
- copias;
- Recibos alterados;
- Extractos o impresiones de tarjetas de crédito en lugar de recibos;
- Tickets de avión:
- Se sabe que los empleados pagan boletos aéreos utilizando puntos de viajero frecuente y luego reclaman el costo de un boleto como un gasto de la compañía. Esto puede considerarse una actividad fraudulenta;
- Existen numerosos mecanismos empleados para defraudar a una organización mediante el uso de boletos aéreos. Las organizaciones deben ser diligentes al tratar con el intercambio de boletos aéreos, reembolsos, reembolsos parciales y la posibilidad de que el vuelo reclamado no haya sido tomado (no hay evidencia de alquiler de automóviles, estacionamiento en el aeropuerto de origen, comidas u otros gastos en el destino).
- Duplicaciones a tener en cuenta:
- Estos pueden no ser montos idénticos como en el caso de facturas parciales de hotel;
- Cargos vencidos en facturas de teléfonos móviles;
- Se puede informar el mismo gasto dos veces en un período o en dos o más períodos con una descripción y codificación diferentes.
- Reclamar artículos personales también puede ser una fuente de fraude contra la empresa. Estos pueden incluir:
- Viajes para miembros de la familia;
- compras minoristas o personales;
- Excursiones agregadas a viajes de negocios;
- Días adicionales en un hotel, alquiler de autos, etc .;
- La tienda de regalos, masajes, etc. pueden estar incluidos en la factura del hotel;
- Viajes no autorizados.
- Las organizaciones también deben ser diligentes en la identificación de los gastos reclamados que no se incurrieron. Esto es especialmente relevante cuando se relaciona con el reclamo de gastos de comida y gastos de comida por día;
- Inconsistencias tales como reclamos de taxis y automóviles de alquiler por la misma parte de los cálculos de viaje o millaje que están claramente inflados;
- Las exageraciones pueden ser deliberadas o no, sin embargo, incluyen errores tipográficos ($ 34.95 reportados como $ 3,495) y conversiones de tasas de cambio incorrectas.
Existen muchas otras actividades menos obvias que no cumplen con las políticas legislativas y / o de la compañía. Ejemplos de estas fallas incluyen codificación inadecuada, como: facturas de hotel que incluyen comidas, teléfono, etc., que se informan como alojamiento; alquiler de automóviles que no puede pertenecer a una clase autorizada de la compañía y el uso de vendedores prohibidos.
PASO 2 - Implementar controles de software de gestión de gastos corporativos
Para minimizar el riesgo de fraude en su empresa, los controles del software de gestión de gastos corporativos deben estar diseñados para proporcionar y respaldar las 5 preguntas (Quién, Qué, Dónde, Cuándo y Por qué). Deben asegurarse de que todos los gastos razonables y autorizados incurridos para que un miembro del personal desempeñe sus responsabilidades laborales se paguen con la tarjeta de crédito corporativa y se documenten con un recibo original, válido y sin alteraciones, y deben implementarse en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones.
En la práctica, estos procesos, controles y procedimientos de software de gestión de gastos corporativos son muy amplios. Se relacionan con elementos tales como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, segregación de funciones, revisiones del desempeño operativo, investigaciones de antecedentes y seguridad física. Deben integrarse en sus procesos diarios de gestión y monitoreo, y también deben aprovechar la tecnología de información disponible.
Segregación de funciones como control de gestión de gastos corporativos
Dada la naturaleza de las cuentas por pagar y las funciones relacionadas, la segregación de funciones es una consideración crucial. A continuación se incluye una lista parcial de los deberes relacionados con las cuentas por pagar y cómo deben segregarse.
1) La persona responsable de la conciliación bancaria no debe:
- Manejar informes de propiedad no reclamados
- Ser una firma en una cuenta bancaria
2) La persona que hace la firma del cheque no debe:
- Autorizar facturas para el pago en una cuenta que él / ella también firma
- Tener acceso inmediato al stock de cheques.
3) Una persona responsable del stock de cheques no debe:
- Ser una firma autorizada
- Manejar las conciliaciones bancarias.
4) La persona responsable del archivo maestro de proveedores no debe:
- Ser una firma autorizada
- oder aprobar facturas para pago
- Manejar propiedad no reclamada
5) Las personas responsables de las funciones de cuentas por pagar no deberían ser responsables de las cuentas por cobrar.
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