Medidas clave de éxito en la implementación de proyectos Parte I

¿Alguna vez ha deseado una lista corta de elementos para mantenerlos "bajo control" mientras administra proyectos? Esta breve lista contendría medidas clave que, si se mantuvieran siempre controladas y en equilibrio, lo llevarían al éxito del proyecto. Claro que es importante seguir las pautas de los proyectos de la industria del Project Management Institute y dentro de la Certificación de Project Management Professional (PMP), pero es importante mantener siempre estas medidas clave en la vanguardia de la mente todo el tiempo a través del proyecto, desde el principio hasta su finalización. A veces, estos factores pueden ser pasados ​​por alto u olvidados, o pensados ​​como "no necesarios" en la carrera para poner en marcha un proyecto.

Factores clave:

1. Antecedentes

Antes de siquiera mirar los requisitos del negocio o pasar mucho tiempo en un proyecto, asegúrese de saber:

a. Quién es el patrocinador ejecutivo y obtenga la siguiente información directamente de ese patrocinador:

• Intenciones y alcance del proyecto
• Lo que el proyecto NO es o lo que está fuera de alcance
• Quienes son los “Clientes” para el proyecto. (Muchas veces, los clientes son internos a la organización)
• Si se ha creado un documento de retorno de la inversión (ROI) y qué se espera de un documento ¿Qué áreas del negocio se esperan retornos?
• Presupuesto del proyecto y cómo se aprueban los gastos
• Factores esperados de éxito del proyecto
• Que quieren para que este proyecto avance en la actualidad, si no, ¿cuándo va a comenzar?
• Línea de tiempo prevista para la finalización del proyecto
• Acuerdo para poner recursos de las empresas en el proyecto para hacerlo.
• Estado del proyecto requerido y presentación de informes
• Acuerdo sobre un plan de comunicación para patrocinadores, clientes y otras partes afectadas.
• Acuerdo con el gerente de proyecto asignado y apoyo del patrocinador de que si hay problemas con el proyecto que requieren la atención de los patrocinadores ejecutivos, que el patrocinador extenderá el apoyo para obtener la resolución

b. Luego, ponga toda esa información por escrito, generalmente en algún tipo de documento de iniciación del proyecto y luego todos los líderes del proyecto, patrocinadores y clientes, y el Director de comunicaciones firman el documento. Es muy importante esta parte. Cuántas veces muchas empresas han llegado al final de un proyecto y al menos una de estas partes (patrocinadores, clientes o Director de comunicaciones) declara que nunca aceptaron una parte de la información registrada en el documento de inicio del proyecto. Esto es especialmente importante para los proyectos de Implementación de un Sistema, ya que puede pasar mucho tiempo entre el momento en que el proyecto comenzó y el momento en que se entrega el producto final.

2. Requisitos del negocio

a. Es de vital importancia, antes de hablar con cualquier personal de TI (si el proyecto involucra TI interna, lo cual, si se trata de la implementación de un sistema, lo más probable es que lo haga) o proveedores de productos, que se tome el tiempo necesario para documentar adecuadamente todos los requisitos comerciales de todos. clientes. La documentación de los requisitos comerciales debe, como mínimo, incluir los siguientes pas

• Identificar a los expertos en la materia y a los representantes de proyectos de cada parte del negocio que sirven como sus clientes para el resultado final del proyecto.

1. Identificar el problema o necesidad actual.
2. Documentar los procesos actuales.
3. Discutir lo que no está funcionando sobre el proceso.
4. Revisar los resultados que les gustaría ver para respaldar el negocio y el análisis que necesitan realizar para administrar el negocio.

•  En la documentación de requisitos comerciales, no dedique tiempo a analizar qué sistemas o tecnología les permitirá hacerlo. Discuta lo que se necesita para el negocio. No permita que sus clientes intenten definir un proceso alrededor de los sistemas o la tecnología. La tecnología está ahí para apoyar el negocio, no para dictar cómo se debe ejecutar un negocio. No se preocupe, todas las piezas técnicas se juntarán más tarde.
• Documente todos los requisitos comerciales según lo discutido con todos los grupos de clientes y expertos en la materia. Asegúrese de especificar los problemas y las necesidades, cómo está afectando al negocio, qué se necesita y cómo ayudará a la empresa. Sea específico. Esta información lo ayudará a armar el documento de ROI para asegurarse de que el costo y los beneficios esperados estén en línea con lo que esperan los patrocinadores del proyecto. Algunos gerentes de proyectos podrían estar en desacuerdo aquí y declarar que el ROI debe realizarse antes de llegar a la etapa de requisitos de negocios. Sin embargo, podría encontrar nuevas áreas de inversión (costo) y retorno de esa inversión presente al pasar por el proceso de descubrimiento de requisitos de negocios.
• Siempre asegúrese de pensar cómo se utilizará un producto y cómo se requerirá la presentación de informes. Esto realmente puede ponerlo al final si no presta mucha atención por adelantado durante la fase de requisitos.
• Luego, deberá hacer coincidir los requisitos comerciales con el alcance que creó en el documento de inicio del proyecto, o cambiará el alcance, lo que requeriría una enmienda al documento de inicio del proyecto que requiere nuevas firmas.
• Una vez que se documenta el conjunto correcto de requisitos y se alinea con el alcance del proyecto, asegúrese de tener nuevamente patrocinadores del proyecto, clientes (recuerde, los clientes pueden ser internos o externos), y el director de comunicaciones que reconoce estos son los requisitos comerciales, que el proyecto es activos y patrocinados, y que están de acuerdo en avanzar a las próximas fases del proyecto. Esta pieza es especialmente importante, ya que las personas tienden a olvidar o decir cosas como "Nunca dije eso" a medida que avanza en el proyecto. Siempre puede traerlos de vuelta a la documentación inicial y las firmas.

3. Cómo cumplir los requisitos legales 

Ahora es el momento de averiguar cómo va a cumplir con estos requisitos comerciales. Esto generalmente lleva a una decisión de compra o elaboración. Es decir, si es una implementación de un nuevo software: compre software de un proveedor que se especialice en el tipo de producto necesario o desarrollelo con personal de TI interno. El documento de requisitos comerciales es su base para evaluar la decisión de compra o desarrollo. No se aleje; no amplíe el alcance ni el presupuesto sin volver al proceso de aprobación. Si está "comprando" un producto de un proveedor, realice el proceso inicial de "reducción" para determinar los productos de software principales que cumplan con los requisitos comerciales.