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Medidas clave de éxito en la implementación de proyectos Parte II


4. Proceso de elección

Ahora que tiene su lista principal de proveedores, estos realizan demostraciones para sus grupos de clientes. Pueden ayudar a emitir el voto para el producto seleccionado. Es fundamental obtener la aceptación de sus clientes en cada paso del camino.

5. Fase de prueba 

Si es posible, es una buena idea realizar una fase de prueba con 2 proveedores principales para ver cómo los requisitos comerciales coinciden con el producto.

6. Elección Final

Después de la fase de prueba, vuelva con sus clientes para demostrar los productos en función de los requisitos comerciales. Luego haga que sus clientes hagan su selección final. En ese momento, asegúrese de escribir un documento de especificaciones técnicas que coincida con los requisitos comerciales. El propósito del documento de especificación técnica es demostrar dentro del producto, cómo se cumplirán los requisitos comerciales, qué requisitos comerciales no pueden cumplirse o solo pueden cumplirse parcialmente, y los requisitos de TI para el producto. Asegúrese de que, antes de comenzar una fase de desarrollo importante, vuelva a consultar a sus patrocinadores, clientes y al CIO u otras partes representativas de TI para obtener un acuerdo sobre las especificaciones y un acuerdo para avanzar. Esta fase también requerirá un calendario actualizado del proyecto que describa el cronograma completo de desarrollo, los requisitos de recursos y el compromiso de las partes involucradas.

7. Mediciones frecuentes

Asegúrese de hacer mediciones con sus clientes y patrocinadores en muchos puntos a lo largo del ciclo de desarrollo. Esto asegurará que sus clientes no se sorprendan con el resultado final o que no haya recorrido un camino que no quisieron o que haya desarrollado algo incorrectamente. Es mucho mejor captar estas cosas mientras el desarrollo aún está en marcha: su línea de tiempo probablemente se verá afectada mucho menos de esta manera Y la percepción del éxito del proyecto por parte de los clientes y los patrocinadores será mucho mejor de esta manera. En última instancia, es mejor no tener tales "cuelgues" durante el proceso de desarrollo. Pero, probablemente no sea realista esperar que no tenga ninguno. Ese es el trabajo del gerente de proyecto: trabajar en esos problemas y aún así completar el proyecto a tiempo.

8. Fase final del desarrollo 

Cuando la fase de desarrollo está completa, es importante que haya documentado no solo cómo usar el producto, sino también cómo afecta a los procesos de negocio. Requerirá una discusión con los representantes de los grupos de clientes sobre qué hará ahora el sistema y cómo debería verse el nuevo proceso. Es importante tener este documento y estar de acuerdo con los representantes de los grupos de clientes ANTES de que se produzca la implementación del producto. Si hace esto, puede esperar un entrenamiento mucho más suave y una fase de lanzamiento del producto que si solo intenta lanzar el producto por ahí. Si no tiene una fase de capacitación e implementación cuidadosamente planificada, todo su trabajo se desintegrará y lo más probable es que el proyecto no se perciba como un gran éxito.

9. Fase de Implementación y Entrenamiento

Durante la fase de implementación y entrenamiento, es extremadamente importante comunicar qué deben hacer los usuarios si necesitan ayuda con el producto. ¿Qué soporte para el producto está disponible? Un buen gerente de proyecto ya tendrá esto en marcha y estará listo para poner el proceso de soporte durante la implementación y la fase de capacitación. También es importante que obtenga un acuerdo de los grupos de clientes sobre el proceso de soporte y que piensen que funcionará para su grupo.

10. Seguimiento

Por último, asegúrese de hacer un seguimiento con los grupos de clientes para asegurarse de que las cosas funcionen sin problemas y para ver qué problemas se deben corregir. Sígalo haciendo hasta que sus clientes estén contentos con el producto.

Recuerda, no hay niveles de éxito. O bien fue un gran éxito, o no lo fue.




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