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Manejo de la información en la planeación estratégica Parte 2


Planeación estratégica

Validar la información obtenida

Es fundamental que la información utilizada en el proceso de planificación estratégica sea válida. Los planes basados, incluso en parte, con información inexacta, inválida o de alguna manera inapropiada, son intrínsecamente defectuosos y es casi seguro que fallarán en parte o totalmente. Las fuentes internas de información y el proceso de recopilación de esa información se deben controlar rigurosamente de forma regular. Los proveedores externos de información, como las empresas comerciales que realizan encuestas u otras actividades de recopilación de información, deben ser tratados de la misma manera que otros proveedores, en el sentido de que deben ser examinados para obtener los conocimientos y la experiencia adecuados, sus niveles de calidad operacional, así como por su capacidad para comprender e interpretar las necesidades de la organización. En cuanto a las técnicas analíticas utilizadas, existe una amplia gama de herramientas y técnicas que se pueden utilizar para analizar información. Las técnicas mencionadas anteriormente se nombran porque son comunes, familiares para la mayoría de las organizaciones. Existen muchos otros métodos probados, que deben evaluarse y utilizarse cuando corresponda. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la calidad del resultado, los hallazgos, de estas técnicas analíticas dependen de las habilidades de quienes los utilizan y la interpretación, las conclusiones, hechas por los analizadores y luego por los usuarios finales.

Pasos para validar la información obtenida

  • Verificar la calidad de todas las fuentes y proveedores de información; 
  • Probar la validez de la información recibida; 
  • Reemplazar información insegura o al menos reconocer las debilidades en ella y resaltar esto cuando se usa en el proceso de planificación. 


Aplicar los resultados al proceso de planificación estratégica

Usar la información en la actividad de toma de decisiones, en la construcción del plan estratégico, debe verse como un proceso continuo y que debe ser monitoreado y controlado. Si, por ejemplo, la información se recopila e interpreta al comienzo del proceso de planificación, y solo se aplica en una etapa posterior (algunos procesos anuales de planificación estratégica pueden durar muchos meses), entonces la validez, la vigencia de esa información y su interpretación, debe ser impugnada y, si es necesario, descartada y reemplazada.

Pasos para aplicar los resultados al proceso de planificación estratégica

  • Interpretar y aplicar los hallazgos a las deliberaciones y a la actividad de toma de decisiones; 
  • Revisar regularmente la validez de la información e interpretaciones utilizadas durante el proceso;
  • Actualizar la información e interpretaciones según sea necesario. 


Revisar la efectividad del proceso

Todo el proceso de recopilación de información debe revisarse periódicamente. Lo ideal sería que este sea un elemento de la agenda en todas las reuniones programadas del equipo de nivel estratégico. Debe realizarse una revisión adicional antes de que comience cada proceso de planificación estratégica. Además, la política de gestión de la información en sí misma debe revisarse y renovarse anualmente. Confiar en procesos de recopilación de información desactualizados, inapropiados e inválidos sería altamente perjudicial para las posibilidades de éxito futuro.

Pasos para revisar la efectividad del proceso


  • Realizar auditorías periódicas sobre la efectividad de los métodos, herramientas y técnicas, utilizados en el proceso de recopilación de información; 
  • Realizar auditorías periódicas sobre la relevancia, exactitud y valor de la información utilizada en el proceso de planificación; 
  • Revisar regularmente el valor de los aportes de información como parte de las sesiones de revisión de planificación estratégica; 
  • Tomar medidas correctivas cuando sea necesario. 

Establecer necesidades futuras de información

En el cambiante mundo de los negocios de hoy en día, el proceso de planificación estratégica se repite al menos una vez al año, con frecuencia con mayor frecuencia hasta el punto en que para muchas organizaciones es ahora un proceso continuo. Satisfacer las futuras necesidades de información no puede llevarse a cabo como una actividad discreta de planificación previa. La recopilación de información debe ser continua y, por lo tanto, las futuras necesidades de información deben identificarse de manera periódica, y estas necesidades deben ser satisfechas por los recolectores de información. De esta forma, los planificadores tienen acceso a la información necesaria cuando lo necesitan.

Pasos para establecer necesidades futuras de información

Implementar un enfoque de desarrollo continuo para la recopilación de información, mediante el cual las necesidades de información de la organización, a nivel estratégico y operativo, se evalúen continuamente y se promuevan las acciones para satisfacer esas necesidades. 

En resumen: 

la información de alta calidad es fundamental para el éxito de los planes estratégicos de cualquier organización. Todos los otros factores pueden estar en su lugar, pero si la información es defectuosa de alguna manera, entonces el éxito es mucho menos probable. Si se logra el éxito, puede ser a un alto costo. La información de alta calidad debe ser reconocida como una de las principales prioridades de la organización. Es esencial adoptar un enfoque continuo de desarrollo y mejora en el proceso de recopilación e interpretación de información. Un enfoque complementario que debe implementarse en paralelo con esto es el de la Gestión del Conocimiento. Este enfoque relativamente nuevo es en respuesta al reconocimiento de la creciente importancia de identificar y reunir la información generada internamente y el conocimiento acumulado que se mantiene dentro de la organización, y hacer un uso efectivo de estos. Los líderes de la actividad de planificación estratégica deben combinar los principios establecidos de desarrollo y mejora continuos con las técnicas de gestión del conocimiento, e integrar esto en las estrategias de la organización. De esta forma, la organización está generando un flujo continuo de información de alta calidad y haciendo el uso más efectivo de esa información para respaldar sus estrategias elegidas.




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