Establecer una política de gestión de la información
Implementar una política de gestión de la información que sea sólida y rigurosa es esencial, no solo a nivel estratégico, corporativo sino también operativo. En el caso de la planificación estratégica, la calidad de la información recopilada, los canales utilizados para distribuir esa información lateral y verticalmente en toda la organización, y la interpretación de la información recopilada, es vital. Sin una base sólida, la política y sus procedimientos, la información que se incorpora al proceso de planificación estratégica tendrá fallas, al menos en parte. Esto, inevitablemente, dañará las posibilidades de éxito de las estrategias elegidas.
Pasos para establecer una política de gestión de la información:
- Reconocer la importancia de la información para el proceso de planificación estratégica y para el desempeño operativo de la organización;
- Implementar una política de gestión de la información que garantice un flujo continuo de información adecuada a todos los niveles de la organización;
- Asignar la responsabilidad del mantenimiento y la mejora de la política a un gerente de nivel ejecutivo;
- Asignar responsabilidades específicas de nivel para el mantenimiento del flujo de información.
Identificar las necesidades de información
Esta es otra etapa inicial crucial en el uso de la información en el proceso de planificación estratégica. Los líderes y otros miembros del equipo de planificación deben tener en claro sus necesidades de información. Si bien en esta etapa no es posible identificar todos los detalles específicos, es esencial elaborar una lista de categorías de información que permita recopilar suficiente información. Por ejemplo, una de las categorías será la información sobre los cambios previstos en el entorno externo, otra será la información sobre el comportamiento de la competencia actual y pronosticada, otra puede ser la información sobre recursos potenciales de mano de obra, y así sucesivamente. Para las organizaciones del sector público, una de las categorías será acciones gubernamentales pronosticadas, como en el establecimiento de objetivos financieros u otros indicadores de desempeño. El rol del equipo de planificación es asegurar que sus necesidades sean comprendidas y satisfechas.
Pasos para identificar las necesidades de información
- Discutir las necesidades de información con el equipo de planificación estratégica;
- Utilizar técnicas de creación de escenarios para identificar necesidades de información potencialmente diferentes;
- Identificar las necesidades de información de los socios y las partes interesadas clave que participarán en el proceso de planificación;
- Prevenir las necesidades de información para el proceso de planificación estratégica;
- Prevenir las necesidades de información posterior a la implementación;
- Revisar la información existente, los canales y flujos e identificar brechas e insuficiencias;
- Elaborar una lista de necesidades de información.
Establecer métodos efectivos de recopilación de información
Existe una gama de métodos bien establecidos utilizados internamente por organizaciones y compañías comerciales bien establecidas que proporcionarán la información requerida. En ambos casos, los métodos utilizados en la recopilación de información deben ser apropiados y efectivos, en términos de ser rentables y en términos de la calidad de la información recopilada. Además, particularmente en el caso de los proveedores comerciales, los métodos deberían ser éticamente sólidos. Si bien la información recopilada a través de métodos poco éticos puede no dañar directamente el proceso de planificación estratégica, el daño puede ser causado a la reputación de la organización receptora, y esto puede dañar las posibilidades de éxito de las estrategias.
Obtenga la información requerida, al:
obtener información objetiva primaria y secundaria de fuentes internas y proveedores externos;
obtener información subjetiva de técnicas analíticas tales como PEST y análisis FODA; obteniendo información subjetiva de las técnicas de análisis de la competencia.
Pasos para establecer métodos efectivos de recopilación de información
- Evaluar los métodos de recopilación de información utilizados actualmente en la organización;
- Evaluar métodos de recopilación de información que no se utilizan actualmente en la organización;
- Seleccionar un rango apropiado de métodos para usar en el proceso de planificación estratégica;
- Seleccionar individuos y equipos para llevar a cabo las actividades de recopilación de información;
- Proporcionar capacitación, recursos financieros y físicos para apoyar la actividad de recopilación de información;
- Implementar un procedimiento de monitoreo y control para asegurar que el proceso continúe siendo productivo.
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