Errores frecuentes en las reuniones y como solucionarlos

By The Official CTBTO Photostream, CC BY 2.0 

En las empresas es importante concertar reuniones para coordinar o revisar información que solo frente a frente se puede obtener resultados, pero muchas veces, las reuniones se vuelven algo programado  y poco productivo, por lo que en lugar de obtener resultados, lo que se hace es perder tiempo.

Principales errores en las reuniones

Si ha participado de malas reuniones, debe haber experimentado los siguientes errores. Aquí se detallan además de cómo arreglarlos.

Los que las realizan piensan que son expertos

Muchas personas creen saber cómo realizar una reunión. En realidad, todo lo que hacen es organizar una fiesta. Invitan a los participantes, ofrecen alimentos y presiden una conversación. La gente habla. La gente come. Y no pasa nada. O, si de alguna manera logran llegar a un acuerdo, nadie lo implementa.

Qué hacer: Aprenda a dirigir una reunión real. Programe un taller o compre un libro. Cuando los resultados realmente importan, contrate a un facilitador. Reconozca que hay herramientas modernas que ayudan a las personas a hacer un progreso metódico hacia los resultados. Estas herramientas son prácticas y fáciles de usar. Por supuesto, usted tiene que saber lo que son para poder usarlas. 

Piensan que son inspiradores.

Muchas personas creen que los anuncios de larga duración impresionan a otros. En realidad, es todo lo contrario. Una larga conferencia se convierte rápidamente en una arenga aburrida (y a veces ofensiva). ¿Por qué? La mayoría de los empleados quieren un papel activo en la contribución al negocio, y por lo tanto escuchar un discurso se siente como una pérdida de tiempo.

Qué hacer: Diseñe reuniones que brinden a los asistentes oportunidades de contribuir. Planee preguntas que dirigen el pensamiento hacia los resultados que desea. Utilice actividades que ayuden a la gente a tomar decisiones. Distribuya anuncios en cartas, notas o correos electrónicos. O, si debe usar una reunión, mantenga los anuncios breves (menos de unos minutos).

Se cree que los demás están de acuerdo con ellos.

Muchas personas confían en asentimientos, sonrisas y contacto visual para medir la aceptación. En realidad, la mayoría de los empleados harán cualquier cosa para apaciguar a un jefe. Y si el jefe parece estar molesto, los empleados serán aún más agradables. Entonces, una vez que la reunión termina, los empleados harán una de tres cosas: 1) olvidar la conferencia, 2) ignorar el mensaje, o 3) sabotear la idea.

Qué hacer: Realizar reuniones por un proceso que todos consideren justo. Utilizar el consenso para llegar a acuerdos y tomar decisiones. La gente aceptará las decisiones que ellos ayudaron a hacer.

Se piensa que los demás son clarividentes.

Muchas personas convocan reuniones sin una agenda esperando que todos lleguen compartiendo su visión de lo que hay que hacer. En realidad, todo el mundo trae sus expectativas personales, temores y visión a la reunión. Sin una agenda clara, el resultado es algo entre la conversación banal y el caos, dependiendo de la complejidad de la cuestión.

Nota: hacer agenda general, como una lista de temas, es casi tan inútil como no tener agenda.

Qué hacer: Escriba su objetivo para la reunión. Luego prepare una agenda que sea tan completa que alguien más podría usarla para dirigir la reunión sin usted. Especifique cada paso y proporcione un cronograma de tiempo. Envíe la agenda por lo menos un día antes de la reunión para que los asistentes puedan usarla para prepararse. Llame a los participantes clave antes de la reunión para verificar si tienen preguntas o quieren hablar sobre la agenda.

Se piensa que las reuniones son necesarias.

Muchas personas responden a cada emergencia, sorpresa, o suceso inesperado llamando a una reunión. En realidad, una reunión es un proceso especial (y caro). Debe ser utilizado sólo para obtener resultados que requieren los esfuerzos de un grupo de personas que trabajan en equipo. Una reunión NO es una cura universal para todo. Las reuniones celebradas por las razones equivocadas, hacen perder el tiempo de todos.

Qué hacer: Establezca cada reunión por su capacidad para obtener ganancias para su negocio. Es decir, asegúrese que el valor de los resultados es mayor que el costo de la celebración de una reunión. Si cualquier otra actividad puede lograr el mismo resultado, use esa otra actividad.