Conceptos y características de reuniones de trabajo efectivas Parte 5

La mayoría de las reuniones son asistidas por un gigante.

Estas son las personas que dominan una reunión con grandes ideas y grandes voces y una gran charla.

Mientras que los participantes dominantes contribuyen significativamente al éxito de una reunión, también pueden abrumar, intimidar y excluir a otros. Por lo tanto, necesita controlar su energía sin perder su apoyo.

Esto es lo que debe hacer.

Enfoque 1: Pida a los demás que contribuyan

Pedir a los participantes silenciosos que contribuyan indirectamente a moderar a los participantes más dominantes. Decir:

"Antes de continuar, quiero tener noticias del resto del grupo."

"Esto es genial, y me pregunto qué más podemos hacer." (Mira a los participantes tranquilos cuando digas esto.)

Enfoque 2: Cambiar el proceso

Un diálogo equilibrado iguala la participación y la participación secuencial impide que cualquier persona domine la discusión.

Enfoque 3: Incluirlos en el proceso

Pida a los participantes dominantes su apoyo durante la reunión. Reúnase con la persona en privado y diga:

"Necesito tu ayuda con algo, es claro para mí que sabes mucho acerca de este tema y tienes muchas buenas ideas, y también quiero escuchar lo que otras personas en la reunión tienen que decir. yo animo a otros a contribuir ".

También puede retener el control regalando tareas menores. Por ejemplo, los participantes dominantes son excelentes ayudantes. Pueden distribuir materiales, hacer recados, servir como escribas, entregar mensajes, publicar documentos de gráficos, ejecutar unidades de demostración, operar proyectores, actuar como recepcionistas y (en general) realizar cualquier tarea logística relacionada con la reunión.

Enfoque 4: Crear barreras

Simplemente alejarse de los participantes más agresivos y hacer menos contacto visual. Si no puede verlos, no podrá reconocerlos como el próximo orador.

Utilice este enfoque con moderación y respóndelo con solicitudes complementarias de asistencia. Ignorar a alguien transmite desaprobación, lo que podría convertir a un aliado potencial en un adversario.

Enfoque 5: Un punto a la vez

A veces los participantes dominantes controlarán una discusión enumerando muchos puntos en una sola declaración. Ellos citan todos los desafíos, condiciones y consideraciones conocidas, que entorpecen completamente el pensamiento de todos los demás. Termine esto pidiendo a los participantes que indiquen sólo un punto a la vez, después de lo cual alguien más habla. Es muy difícil monopolizar una discusión cuando se usa esta técnica.

Los participantes silenciosos a menudo esperan ser ignorados; los participantes dominantes quieren ser notados. Una persona tranquila puede sentirse dominante después de hacer dos declaraciones en una hora. Un participante dominante puede sentirse excluido después de aportar sólo el 95% de las ideas. Usted será el moderador más exitoso de los participantes dominantes mediante la construcción de puentes entre lo que quieren y lo que necesita.

Enfoque 6: Interrumpa con "Disculpe"

Utilice las palabras "Disculpe" como una cuña para interrumpir un monólogo largo. Es importante que diga "Disculpe" con sinceridad cortés. Por ejemplo, podría decir:

"Disculpe, esto parece interesante y me pregunto si podría decirme cómo se relaciona con nuestra reunión."

"Disculpe, estoy seguro de que esto es muy importante y como nos quedan sólo cinco minutos para este tema, me gustaría saber si podría resumir su punto principal".

Utilice estas técnicas para celebrar reuniones efectivas moderando las contribuciones de los participantes más franco.