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Como organizar una reunion de trabajo


Como organizar una reunion de trabajo

Todos nos quejamos de las reuniones que son una pérdida de nuestro tiempo y en muchas ocasiones es realmente eso. También hemos visto la reunión del "corredor" que ocurre después, donde parece que se toman  verdaderas las decisiones, o las acordadas son descartadas.



Las reuniones bien dirigidas contribuyen a la construcción de equipos; Las reuniones mal dirigidas son en el mejor de los casos una pérdida de tiempo para todos y, en el peor, potencialmente perjudicial para las relaciones y el negocio en su conjunto.

Como dirigir una reunión de trabajo

Todas las reuniones exitosas dependen de una serie de factores interdependientes y si se toman en cuenta cada uno metódicamente encontrará que sus reuniones tienen resultado. Y será reconocido por esto:

Planificación


  • Preparación
  • Información
  • Estructura y control
  • Registros y acciones
  • ¿Cuál es el objetivo de la reunión?
  • ¿Qué logrará realmente la reunión?
  • ¿Qué sucede si no se realiza la reunión?
  • ¿Quién necesita asistir y por qué?
  • ¿Existe una manera más efectiva de comunicarse?


Preparación


  • Prepare y distribuya la agenda por adelantado;
  • Permita que se agregue temas a la agenda antes de la reunión;
  • Organice la agenda de manera lógica;
  • Considere lo importante - versus - lo urgente;
  • Organice los tiempos y establezca límites;
  • Aclare los objetivos de cada tema.


Información


  • Dígales a los involucrados lo que se espera de ellos;
  • Informe a todos la hora, lugar, fecha, etc.;
  • Circule cualquier documento o información previa requerida.


Estructura y Control


  • Discuta cada tema a su vez;
  • Busque contribuciones pero mantenga a la gente en el punto;
  • Evite retomar temas ya tratados;
  • Sea consciente de las necesidades del grupo;
  • Evite que se formen sub grupos de discusión;
  • Resuma a menudo para traer de vuelta al punto;
  • Pida contribuciones;
  • Confirme cualquier conclusión;
  • Concéntrese en las acciones a tomar y quien será responsable.


Registros y Acción


  • Registre las discusiones, acciones y responsabilidades;
  • Elabore minutas claras y sencillas inmediatamente.


En resumen

Hay una serie de puntos que aprender sobre el manejo efectivo de las reuniones:

  • Invite a las personas adecuadas;
  • Establezca una agenda que sea factible;
  • Controle tiempos y personas;
  • Anime a los miembros a escucharse unos a otros;
  • Detalle los planes de acción;
  • Revise y registre


Así que si quiere evitar el enfoque "Reunámonos y vemos qué pasa" necesita tomarse el tiempo para pensar en lo que realmente quiere y necesita lograr, y luego seguir adelante con ello. La gente le agradecerá por no perder su tiempo.




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